旅行会社へ依頼するまで
根回し
まずはどんな旅行がご希望かキーパーソンも含めて根回ししておくことが大切です。ある程度内容が固まってから白紙に戻ったりすると幹事さんの苦労も水の泡です。
目的団体旅行に何を求めるか？
はっきりとした目的を確認することが重要です。旅館重視、食べ物重視、見学に行きたい場所がある、研修が必要など予め明確にしておきましょう。
予算
当然ですが、お一人の予算がいくらか押さえておく必要があります。
旅行会社への依頼
いつ頃依頼するの？
団体旅行の場合、宿泊施設、航空機、列車、観光バス、昼食施設などいろんなところに予約を入れる必要があります。そのため、ピークシーズンや人数が多い 場合は出来るだけ早い時期から計画を始めることをおすすめいたします。旅行の形態にもよりますが、3ヶ月前から半年前が目安です 。１００人を越える場合や日本全国から集合するような場合は１年前でも決して遅くありません 間際での計画の場合、気に入った旅館が満員で予約が取れない、都合の良い航空機の時間が取れない、昼食時間が２時になったり、宴会場が取れない など、折角の旅行が台無しになってしまいます。そうならないためにも早めの計画が重要です。団体旅行の正否は計画開始時期といってもいいでしょう。
依頼内容
日程、方面、交通手段、人数、予算、要望、目的、出発場所、出発時間などより具体的に依頼するのがポイントです。また、宴会を和式宴会にするのか立食形式にすのか？２次会は必要か？コンパニオンが必要か？ゴルフをするか？など、間際になって予約が出来ない場合もあります。
キャンセル料・予約金・支払い方法・支払日・旅行契約
キャンセル料やどういった条件で旅行代金を支払うか、どのような旅行契約を結ぶのかなど、予め旅行会社と確認しておくことをおすすめいたします。
旅行内容決定まで
詳細内容の検討
旅行会社からの行程表や見積について十分考えましょう。人数が多い場合はキーパーソンも含めて打ち合わせなどをするのもひとつのポイントです。質問や疑問点はどんどん旅行会社に問い合わせて納得することが重要です。旅行会社とのキャッチボールを数回積み重ねてより良い旅行を作り上げてください。
旅行内容決定後
案内状作成
人数が多い場合や直ぐに連絡がとれない人がいる場合などはなるべく早く案内状を出しましょう
航空機を利用する場合には氏名、年齢、男女別が必要となってきます。宿泊場所でのお部屋割りには男女別の人数が必要となってきます。また、旅行中にトラブル等が発生した場合、緊急連絡先が必要になることもあります。案内状に参加される方の氏名、年齢、男女別、緊急連絡先など記入依頼の旨書いておくと二度手間になることもありません。
１ヶ月くらい前
参加人数の把握、男女別、氏名、年齢、連絡先
出来れば１ヶ月前には参加人数を把握しておくことをおすすめいたします。もちろんピーク時の海外旅行は４０日前からキャンセル料が発生する場合があります ので、その場合はそれまでに済ますのをおすすめします。いずれにしても間際での不参加はキャンセル料発生の可能性があります。限られた予算を有効に使いま しょう。
追加手配
２次会場の手配、コンパニオンの手配、ゴルフの手配など何か洩れている項目があれば旅行会社に依頼しましょう。但し、ピーク時などは既に予約で一杯という状況もあります。
１週間くらい前
宿泊場所でのお部屋割り男女別の人数が決まれば、宿泊場所の部屋数について旅行会社から連絡があります。どの部屋に誰が入るのか決めましょう？たばこを吸う人同士を同じ部屋にするとか、お偉いさんを一緒の部屋にする、どの部屋で２次会部屋にするなど、結構気を使うところです。参加者への集合場所、集合時間の再連絡再確認参加される方が集合場所や集合時間をきちんと把握しているか再度確認しましょう。当日出発時間になってもたった１人遅れてきたため全体の行程が遅れたりすることもあります。列車や航空機利用の場合特に注意する必要があります。
出発
出発
いよいろ出発です。交通渋滞などでスケジュールがずれることもあります、早目早目の行動をおすすめいたします。
その他
幹事さんとして
幹事さんとは、はっきり言って縁の下の力持ちといった働きが要求されるところです。折角の団体旅行も楽しめないかもしれません。でも、そこは幹事さんの力 の見せ所と考えて裏方さんとし徹底すれば、いいことも必ずあります。特に社員旅行の場合は大いに評価が上がること間違い無しです。
社員旅行を福利厚生費とするには
社員旅行の費用を福利厚生費とする条件
・一人あたりの費用は１０万円程度であること
・旅行期間が４泊５日以内、海外の場合は現地での滞在日数
・参加社員が全社員の５０％以上であること
・旅行費用の５０％以上を会社が負担すること但し、通常考えられる範囲を超えるような内容の場合は交際費となります。
例えば、特別豪華な食事、超一流ホテルの宿泊、特別な遊興費などです。 また、旅行に参加しなかった人への金銭の支払いは給与所得と見なされます。 大まかには上記のようなガイドラインがありますが、不明な点等は担当の税理士さんと相談されることをお勧めします。